Saksbehandler har et viktig ansvar for at arkivet alltid skal fungere som oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med eller har arbeidet med blir bevart,  dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven §§ 4 er å regne som saksdokument for organet. 

Saksbehandlers ansvar:

All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter, elektroniske såvel som papir, skal lagres i personlige filer/mapper.

Saksbehandler er ansvarlig for at utgående dokumenter ferdigstilles i systemet og sendes mottaker. Saksbehandler er også ansvarlig for at inngående dokument blir saksbehandlet. Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av sine saker. 

Her vises for øvrig til rutiner for de enkelte fagsystemer og sak/arkivsystem. 

Kort oppsummert så skal saksbehandler påse at : 

• dokumentene i en sak holdes samlet i samme saksmappe
• mottatte brev er registrerte i arkivet, og scannet på riktig sak, 
• mottatte brev er journalført og har riktig betegnelse, saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også e-post og post via andre elektroniske kanaler. 
• har ansvaret for at brev (herunder elektroniske) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført. Saksbehandler kan selv importere e-post til Elements.
• at gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel.
• overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en sak.
• hoveddokument og alle vedlegg er registrert.

 I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser.